Strona główna             Kontakt Język Polski English

 

Call Center COMFORTUM
tel. +48 42 631 02 03
email: spa@spahotele.pl




Szukaj hotelu
Wpisz dane hotelu który chcesz zarezerwować
Kraj:
Miasto:
Standard:
Obiekt:
Szukaj hotelu
Szukaj Pakietu
Szukaj na mapie




Promocja
Pakiety z 5% rabatem na portalu spahotele.pl
Tylko teraz pakiety SPA TANIEJ niż w hotelu. Sprawdź i zarezerwuj!
Zadzwoń teraz: (42) 631 02 03

Więcej
1
2

Jak wybrac hotel na konferencję

Wiele branż nie może obecnie funkcjonować bez konferencji, które pozwalają na wymianę doświadczeń, nawiązywanie kontaktów i pozyskiwanie kontrahentów. Jeśli jednak chcemy zorganizować takie wydarzenie i zadbać w pełni o jego półprofesjonalność, musimy zadbać także o dobre zaplecze, aby nasi goście i prowadzący mieli jak najlepsze warunki. Bez względu na rozmiar przedsięwzięcia, jakie zamierzamy przygotować, wybór odpowiedniego miejsca, w jakim się ono odbędzie jest sprawą kluczową.

Dobry plan

Planowanie w pełni profesjonalnej konferencji należy rozpocząć co najmniej pół roku przed jej datą. Warto tutaj prześledzić wcześniej branżowy kalendarz i sprawdzić czy w tym samym czasie nie jest zaplanowana już inna impreza tego typu, która będzie dla nas konkurencyjna. Przemyślenie tej kwestii i wybranie odpowiedniej daty na konferencję to duża część naszego sukcesu. W ten sposób unikniemy sytuacji, że goście będą musieli wybierać między kilkoma równie atrakcyjnymi propozycjami, co już w pewnym sensie stawia ich w niekomfortowej sytuacji.

Mając już ustaloną datę, możemy rozpocząć pertraktacje z ośrodkiem, w którym chcemy konferencję zorganizować, a możliwości mamy na tym polu bardzo wiele. Niemalże każdy większy hotel dysponuje salami, które na potrzeby konferencji można wynająć, a także profesjonalnym zapleczem do takiego wydarzenia.

Dokonując wyboru najodpowiedniejszego hotelu, należy pamiętać, że miejsce, w którym zorganizujemy imprezę wpływa znacząco na jej prestiż. I tak, jeśli zaprosimy gości do obiektu, w którym standard usług jest bardzo wysoki, a w przerwach będą mogli się nacieszyć czy to wspaniałym krajobrazem, czy też dodatkowymi atrakcjami, będzie pozytywie wpłyną na ocenę całej konferencji.

Czasem okazuje się, że z danego regionu pochodzi ważna osobistość z naszej lub pokrewnej branży, którą warto zaprosić – taka wiedza jest również istotna. Nawet jeśli takie spotkanie miałoby charakter dodatkowego panelu dyskusyjnego, nie wchodzącego w część merytoryczną wydarzenia, może się to okazać bardzo ważnym punktem tego wydarzenia.

Oczywiście, wybór miejsca należy dostosować do osób, do których adresowane jest to wydarzenie. Należy sprawdzić czy hotel dysponuje miejscami parkingowymi, czy ma warunki odpowiednie dla osób niepełnosprawnych oraz czy oferuje różnorodne menu. Pamięć o tych bardzo istotnych szczegółach może nas uchronić przed nieprzyjemnymi niespodziankami w trakcie naszego eventu.

W zależności od tego, w jakim rejonie kraju chcemy przygotować konferencję, mamy do wyboru wiele ośrodków położonych nad morzem, w górach, nad jeziorem czy w lesie, a także w przestrzeni miejskiej. Wybór miejsca zależy tak naprawdę od tematyki i efektów, jaki chcemy uzyskać dzięki temu wydarzeniu.

Konferencję jednodniową lepiej zorganizować oczywiście w większym ośrodku miejskim, aby maksymalnie ułatwić dojazd. Jednak dłuższe, kilkudniowe spotkania warto zaplanować w miejscu, gdzie nasi goście będą mogli się zrelaksować i skorzystać z proponowanych im licznych atrakcji.

Bardzo wiele hoteli, poza zapleczem konferencyjnym, oferuje również usługi dodatkowe, które mogą dodać wydarzeniu splendoru.

Jeśli mamy wątpliwości co do wyboru hotelu, warto poprosić o referencje i sprawdzić dla jakich firm obiekt ten przygotowywał już imprezę tego typu. To z pewnością okaże się pomocne w dokonaniu ostatecznego wyboru.

Doskonała obsługa

Bardzo istotne jest wybranie odpowiedniej sali. Wybór hotelu powinien uwzględnić posiadanie przez niego zarówno małej, jak i dużej sali konferencyjnej i możliwość ich ewentualnej zamiany nawet tuż przed samym wydarzeniem. Jeśli bowiem otrzymamy mniej zgłoszeń, niż się tego spodziewaliśmy, duża i niezapełniona sala będzie wyglądać nieprofesjonalnie. To samo dotyczy odwrotnego problemu – jeśli powodzenie oraz liczebność gości nas zaskoczy, musimy zapewnić wszystkim osobom równie komfortowe miejsca.

Oferta hoteli, jeśli chodzi o sale, jest naprawdę ogromna. Począwszy od nowoczesnych, wspaniale wyposażonych sal, po sale stylizowane na historyczne, czy kameralne, luksusowe sale nastawione na maksymalny komfort wszystkich słuchaczy.

To samo tyczy się pokoi hotelowych. Często przy ich wyborze możemy także skutecznie negocjować cenę lub poprosić o dodatkowe elementy obsługi, które umilą jeszcze pobyt naszych gości. Wybór, zwłaszcza w obiektach cztero- i pięciogwiazdkowych jest bardzo bogaty, co pozwala nam dopasować warunki noclegu do poziomu i prestiżu organizowanej przez nas konferencji.

Wiele hoteli dysponuje profesjonalnym sprzętem audiowizualnym i nagłośnieniowym. Odpowiednie nagłośnienie to przecież klucz do powodzenia każdego z wystąpień. Jeśli prelegent nie będzie doskonale słyszalny nawet w najdalszym zakątku sali, może się okazać, że nawet najlepsze wystąpienie nie spotka się z ciepłym przyjęciem. Zamiast więc wozić ze sobą niesprawdzony sprzęt, lepiej wybrać ten już przetestowany, pozostający na stanie obiektu. To samo tyczy się takich urządzeń jak projektory, rzutniki.

Hotele oferują także kontakt do osób, które mogą zająć się profesjonalną konferansjerką, co nie jest bez znaczenia, jeśli organizujemy konferencję po raz pierwszy i nie mamy na ten element sprecyzowanego pomysłu.

Choć na wiele rzeczy podczas organizacji konferencji nie będziemy mieli wpływu (np. pogoda), możemy z przedstawicielem hotelu ustalić kilka opcjonalnych wersji obsługi wydarzenia, tak, aby na wszelki wypadek dysponować planem „B”. Jeśli chcemy, aby wszyscy goście zachowali jak najlepsze wspomnienia po zorganizowanym przez nas spotkaniu, warto przygotować się na każdą niemalże ewentualność.

Poza materiałami konferencyjnymi, publikacjami i folderami, w dobrym tonie jest wręczenie każdemu z gości upominku. Jeśli zamierzamy zorganizować prestiżową imprezę, warto w ramach prezentu umożliwić gościom nieodpłatne skorzystanie z atrakcji, jakimi dany hotel dysponuje – na przykład ze strefy SPA & Wellness.

Menu, jakie zaplanujemy na czas konferencji jest również bardzo ważnym elementem. Hotelowa obsługa powinna zapewnić nie tylko doskonałe śniadania, obiad czy kolację, ale także przystawki, które będą dostępne podczas krótszych przerw. To samo dotyczy możliwości korzystania przez gości z barku wyposażonego w świeże soki, wodę, czy ciepłe napoje. Takie elementy, które nam mogą wydać się nieistotne, są standardem podczas dobrze przygotowanych eventów.

Należy także pamiętać, że coraz więcej osób stosuje dietę Wellness, wegetariańską czy wegańską. Szczególnie gdy spodziewamy się przyjazdu osób z zagranicy, musimy uwzględnić upodobania tych gości jeśli chodzi o spożywane przez nich produkty. Taka wiedza pomoże nam okazać gościom, że najważniejsze dla nas jest ich dobre samopoczucie.

Nie tylko praca

Najważniejszą częścią konferencji jest oczywiście program merytoryczny, który w największym stopniu przyciąga chętnych. Jednak to, co oferujemy w przerwach lub po zakończeniu każdego z dni naszego wydarzenia, jest równie istotne.

Jeżeli nie mamy doświadczenia w organizacji takiego eventu, możemy z powodzeniem zająć się jedynie treścią merytoryczną, a pozostałe elementy zlecić obiektowi hotelowemu, do którego zamierzamy zaprosić naszych gości.

Posiadając informację o tym, ile osób do nas przyjedzie, jak wiele osób skorzysta z noclegu oraz preferencje dotyczące diety, możemy zlecić pozostałe przygotowania specjalistom zatrudnionym w hotelu. Catering, zaplecze konferencyjne, komfortowy nocleg to przecież domena obiektu, nam pozostaje dbałość o szczegóły dotyczące programu. Przenosząc odpowiedzialność na specjalistów od organizacji takich wydarzeń, możemy lepiej dopracować szczegóły, które bezpośrednio od nas zależą, ale przede wszystkim zaoszczędzić cenny czas i uniknąć niepotrzebnego zdenerwowania sprawami, które nie są naszą domeną.

Jeśli planujemy dostarczenie dodatkowych atrakcji gościom, wybór w tym względzie mamy naprawdę ogromny. Wiele hoteli ma już w swojej ofercie szeroki wachlarz propozycje, spośród których z pewnością wybierzemy takie, które będą zgodne z zainteresowaniami naszych odbiorców.

I tak ośrodki hotelowe można podzielić na takie, które oferują atrakcje związane z turystyką. Położenie w regionie, gdzie można zorganizować interesujące wycieczki, rejsy, zwiedzanie zabytków czy zapoznanie się z kolekcjami miejscowych muzeów czy galerii z pewnością zaciekawi naszych gości.

Dla młodszych gości lub jeśli nasza konferencja nie jest przewidziana jako bardzo poważne spotkanie na wysokim poziomie, możemy zaproponować w programie nieco „luźniejsze” gry czy zabawy. Przykładem mogą być popularne gry fabularne, terenowe, degustacje, ale także kulig, ognisko, paintball.

Jeśli nasi goście gustują w rozrywkach świadczących o prestiżu, konferencję można na przykład uatrakcyjnić polowaniem, sportami lotniczymi lub zawodami strzeleckimi. Wybór jest naprawdę ogromny. Wszystko zależy od tego, w jakim stopniu posiadamy wiedzę o osobach, które się na tym wydarzeniu pojawią.

Jak już wspomnieliśmy, jeżeli hotel wyposażony jest na przykład strefę SPA, warto zapewnić gościom nieodpłatny dostęp lub możliwość korzystania z niego na preferencyjnych warunkach. Możliwość regenerującego relaksu po godzinach wytężonej pracy spotka się zapewne z entuzjastycznym przyjęciem.

Konferencja zorganizowana nad morzem czy w górach lub w innym, bardzo atrakcyjnym miejscu daje nam szeroki wachlarz możliwości na dostarczenie gościom ciekawych przeżyć. Wszystko zależy od tego, ile czasu przewidujemy na część merytoryczną i jakim budżetem dysponujemy. Pracownicy hotelu, w którym planujemy zorganizować konferencję z pewnością pomogą nam dobrać jak najlepszy dodatkowy program i podzielą się swoją cenną wiedzą na ten temat.

Dobrze przygotowana konferencja pozwoli nam zdobyć bardzo cenne kontakty, omówić aktualne problemy, które dotyczą naszej branży, spotkać się z wybitnymi osobami, które na co dzień nie występują publicznie. Wszystko to sprawia, że organizując takie wydarzenie warto skorzystać z usług profesjonalnego obiektu hotelowego i te elementy, na których nie do końca się znamy, powierzyć już doświadczonym profesjonalistom. Dzięki temu przygotowany przez nas event zapadnie na długo w pamięć gości, a nam przyniesie dużo satysfakcji.